Les environnements des entreprises évoluent rapidement. Dans ce contexte, les employés doivent pouvoir accéder à leurs informations professionnelles à tout moment en situation de mobilité, ceci afin d’améliorer leur productivité, leur niveau de satisfaction et les performances globales de leur entreprise. Souvent, les salariés veulent accéder à leurs messageries, calendriers, contacts, données clients et documents sensibles sur leurs appareils personnels, ce qui représente un potentiel cauchemar pour les départements informatiques, qui doivent s’assurer de la sécurité des informations professionnelles.
Selon les prévisions du Gartner, d’ici 2017, un employeur sur deux exigera de ses employés qu’ils utilisent leurs appareils personnels au travail. Les entreprises doivent donc impérativement prendre des mesures appropriées afin de s’assurer que la vague de smartphones et de tablettes pénétrant dans le périmètre de l’entreprise soit sécurisée. Pour cela, elles doivent mettre en œuvre des stratégies BYOD offrant de la flexibilité aux employés, et assurant dans le même temps la sécurité au niveau de l’entreprise. De telles stratégies peuvent faire toute la différence, car elles instaurent des règles strictes permettant de faire face à diverses problématiques essentielles : quels appareils et applications sont autorisés à accéder aux informations professionnelles ; qui est responsable des applications et des données ; quelles données doivent être en lecture seule / modifiables, ou disponibles hors ligne ; ou encore qui doit payer pour la consommation professionnelle de données et de voix.
Déterminer en quoi il est nécessaire de migrer vers le BYOD
La première étape dans la mise en œuvre d’un programme BYOD efficace est tout d’abord de définir en quoi celui-ci est nécessaire, et d’établir clairement des indicateurs de réussite. Un tel programme est-il nécessaire pour réduire les dépenses d’investissements et les frais ? L’objectif est-il de stimuler la productivité du personnel ? Lorsque l’on détermine la nécessité d’un programme BYOD pour une entreprise, il est important de s’assurer que le raisonnement adopté soit en accord avec les objectifs de l’entreprise. Une fois le but clairement défini, il sera plus facile pour les dirigeants de justifier un investissement continu dans un tel programme, et l’adoption de ce dernier devrait également s’en trouver renforcée dans l’entreprise.
Il est également essentiel de démontrer la valeur ajoutée du BYOD pour l’entreprise, et de présenter ses avantages et ses risques aux utilisateurs mobiles, ainsi que la façon dont le programme envisagé permettra d’en assurer la protection. Les équipes informatiques pourront faire l’objet d’un certain rejet lors d’un tel déploiement : en effet, certains employés verront cela comme une excuse pour accéder aux appareils personnels, craindront de voir leurs informations personnelles effacées, ou encore que leur consommation personnelle de données et de voix augmente sur leurs forfaits mensuels. Cependant, les départements informatiques prenant le temps d’expliquer en quoi ce programme leur sera bénéfique et permettra de les protéger ont alors plus de chance de rencontrer de l’enthousiasme de la part des utilisateurs plutôt que l’inverse. Une stratégie BYOD pertinente implique que chacune des parties soit sur la même longueur d’onde dès le début pour que les organisations récoltent rapidement les fruits de leurs efforts.
Exposer les droits de la société en matière de gestion de données professionnelles sur des appareils personnels
Lors de la mise en œuvre d’un programme BYOD, un contrat de licence de l’utilisateur final (EULA) devrait clairement définir le comportement attendu des employés et promouvoir le respect volontaire des stratégies d’entreprise et de sécurité, tout en protégeant leur vie privée. Le cas échéant, la stratégie mise en œuvre devrait clairement préciser que l’entreprise se réserve le droit d’effacer ses données et applications lorsque nécessaire.
Beaucoup d’organisations se tournent vers une solution de conteneurisation garantissant une séparation nette entre les données professionnelles et personnelles. Une telle solution permet de satisfaire le besoin de confidentialité des employés mobiles, ainsi que les exigences des départements informatiques en matière de sécurité des données professionnelles. De cette façon, en cas de vol ou de perte de l’appareil, ou si un employé quitte l’entreprise, seules les données professionnelles seront effacées à distance, réduisant ainsi le risque de compromission de données sensibles. Pour les équipes informatiques, la conteneurisation est un gage de confiance quant à la sécurité des données. Ils peuvent ainsi promouvoir en toute sérénité l’utilisation d’informations professionnelles sur des appareils appartenant aux employés ou à l’entreprise dans le cadre de workflows mobiles. Du côté des employés, le fait que leurs messageries personnelles, photos et bibliothèques musicales soient inaccessibles et ne puissent pas être effacées par leur département informatique est une source supplémentaire de tranquillité quant au respect de leur vie privée.
Envisager des solutions de facturation partagée
Le BYOD est récemment devenu un point de discorde quant à l’identité de celui devant payer la facture mensuelle de services de téléphonie mobile. Ainsi, en 2014, la Cour suprême et la Cour d’appel de Californie se sont prononcées sur la question.
La facturation partagée peut faciliter la transition vers la gestion de la mobilité d’entreprise (EMM) pour les entreprises, en leur évitant des problématiques complexes d’indemnisation, de remboursement et d’attribution de crédits. Au lieu d’inclure les frais de données liées à une consommation professionnelle sur des forfaits mensuels personnels, l’accès aux applications fournies par l’entreprise peut être directement facturé à l’employeur et aux partenaires. Les remboursements peuvent ainsi être rationalisés en même temps que les questions de responsabilité des RH et juridique quant aux contenus des utilisateurs. Plus besoin d’enregistrer des notes de frais, de payer des frais cachés liés au traitement des remboursements, ou de gérer des questions fiscales liées à des indemnisations.
En intégrant un forfait de données professionnel et une facturation partagée à leurs stratégies BYOD, les dirigeants d’entreprise peuvent accélérer la transition de leur personnel vers la mobilité.
Impliquer également les employés
Malgré toutes les meilleures intentions du monde, les services juridiques et informatiques élaborent parfois une stratégie BYOD manquant de convivialité. Lorsqu’ils définissent et déploient une telle stratégie, les dirigeants doivent impliquer tous les services, y compris les RH, le service financier et juridique, les responsables de la sécurité et de la confidentialité, ainsi que les responsables informatiques. Ils pourront ainsi exposer à ces principaux acteurs un cadre de meilleures pratiques de BYOD structuré afin de favoriser une prise de décision rapide et collaborative.
La mobilité est essentielle pour lutter contre la concurrence. En donnant aux employés la possibilité de travailler sur les appareils de leur choix, il est possible d’accélérer les tâches quotidiennes et d’accroître ainsi la productivité des salariés et leur degré de satisfaction. Lors de la mise en œuvre de stratégies BYOD complètes, les dirigeants doivent clairement présenter les arguments en faveur du déploiement de tels programmes, et établir avec précision le droit de leur entreprise à gérer les données professionnelles stockées sur les appareils personnels. Ils doivent également envisager de mettre en place une solution de conteneurisation afin de séparer les données professionnelles et personnelles, et réfléchir à une solution de facturation partagée afin d’éviter les problématiques complexes d’indemnisation, de responsabilité quant au contenu de l’utilisateur final et de contrôle des notes de frais des employés.
Enfin, il est essentiel d’aborder le déploiement de stratégies et de solutions BYOD dans votre entreprise comme un effort commun à tous vos services. Créez une campagne de marketing interne proactive destinée aux utilisateurs d’appareils mobiles en vous assurant qu’elle soit engageante et facile à comprendre, comme avec des vidéos, des posters, des FAQ, ou des événements dédiés à des endroits stratégiques. Expliquez clairement les avantages, et comment votre stratégie et votre solution BYOD permettent de gérer les risques au niveau des données professionnelles. La clé d’une stratégie efficace est de s’assurer que le programme créé profite aux employés tout en renforçant la sécurité des données professionnelles. (Par Florian Bienvenu, pour datasecuritybreach.fr, vice-président UK, Europe Centrale, Europe du Sud et Moyen Orient de Good Technology)
