Dans le domaine complexe et crucial des secteurs social et médico-social, la gestion des données est une préoccupation majeure. Pour aider les acteurs de ces secteurs à naviguer efficacement dans ce paysage, un nouveau référentiel a été élaboré par la CNIL. Son objectif ? Guider de manière opérationnelle les acteurs dans l’identification et la détermination des durées de conservation pertinentes pour les traitements qu’ils mettent en œuvre.
Ce référentiel s’avère être une ressource inestimable pour les responsables de traitement. Il les oriente vers les durées de conservation obligatoires, conformément à la réglementation en vigueur, notamment le code de l’action sociale et des familles ainsi que le code de la santé publique. De plus, il met en lumière les durées recommandées par la CNIL, offrant ainsi des points de repère essentiels pour déterminer la durée pertinente.
Il est important de noter que ce référentiel ne prétend pas à l’exhaustivité. Il se concentre sur les traitements les plus fréquents dans ces secteurs d’activité. Cependant, pour une gestion encore plus efficace des durées de conservation, une fiche pratique dédiée est mise à disposition de tous les acteurs, qu’ils soient salariés, bénévoles, ou autre, afin de leur offrir des recommandations pratiques pour la gestion quotidienne des durées de conservation des données.
Un référentiel indispensable qui, espérons le, pourra éviter de voir des fuites comme celles repérées par le blog ZATAZ, référence mondiale concernant les fuites de données et la lutte contre le cybercrime, ICI et LA.
À qui s’adressent ces ressources ?
Le référentiel et la fiche pratique sont conçus pour répondre aux besoins de l’ensemble des organismes, qu’ils soient privés ou publics, opérant dans les secteurs social et médico-social. Cela inclut, entre autres, les services mandataires et judiciaires à la protection des majeurs (SMJPM), les services d’accompagnement à la vie sociale (SAVS), les établissements et services d’aide par le travail (ESAT), les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD), et bien d’autres.
Un guide complet pour aller encore plus loin
Pour ceux qui souhaitent approfondir leurs connaissances en matière de gestion des durées de conservation des données, la CNIL a publié en 2020 un guide pratique plus général. Ce guide a pour objectif de répondre aux questions les plus courantes des professionnels concernant le principe de limitation de la conservation des données. Il détaille les éléments clés de cette obligation et offre des conseils pratiques pour faciliter sa mise en œuvre au sein des organismes, qu’ils soient publics ou privés.
Ce nouveau guide 2023 a été élaboré en partenariat avec le Service interministériel des archives de France (SIAF), et il met en relation les obligations du RGPD (Règlement général sur la protection des données) avec celles du code du patrimoine. Une ressource inestimable pour tous ceux qui cherchent à naviguer dans le labyrinthe complexe de la gestion des données dans le secteur social et médico-social.
